Locatie

Als administratief secretaris is het jouw taak om deel te nemen aan alle activiteiten van het secretariaat van de medische raad (medisch directeur en hoofdgeneesheer). Je komt terecht in het team van het medisch managementsecretariaat bestaande uit 2 personen en integreert in het managementsecretariaat (5 personen in totaal).

Onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van het secretariaat van de medische afdeling, en samen met de hoofdsecretaris van de geneesheer, moet u:

• Beheer de personeelsdossiers van artsen, fysiotherapeuten en verplegend personeel (psychologen, audiologen, orthopedisten, podotherapeuten, enz.):
• Voorbereiden van vergaderingen van de Medische Kadercommissie en Coördinatiecommissie Fysiotherapie en zorgen voor interne opvolging;
• Zorg voor een strikte opvolging van documenten:
• Opstellen van personeelsbrieven (verbintenis, ontslag, enz.);
• Concept overeenkomst (of update) en diverse certificaten;
• Toegangsbeheer van aangevraagde administratieve documenten en ondertekende overeenkomsten (inclusief aanmaningen en aanmaningen);
• Planning/bewaking updates (overeenkomsten, autorisaties, etc.);
• Update de database “dokter”, “fysiotherapeut” en “verplegend personeel”;
• Scan, sorteer en archiveer persoonlijke bestanden;
• Schrijf, verspreid en deel hiaten die moeten worden opgevuld.

Deelnemen aan de normale werking van het secretariaat van de medische afdeling en verantwoordelijk zijn voor verschillende administratieve taken (mailen, schrijven, coderen, e-mailen, plannen, archiveren, telefonische hotline).

Profiel

Jouw scholing:
Je hebt een Bachelor/Graduaat diploma (Executive Secretary, Rechten, Human Resources, Communicatie, Public Relations).

Jouw kennis en ervaring:
Je hebt succesvolle ervaring in een secretaresse of soortgelijke functie;
Je hebt een goede beheersing van computertools (MS Office suite);
Je kunt twee talen spreken.

Vaardigheden:
Je bent nauwkeurig en snel in het uitvoeren van taken;
Georganiseerd, multitasking, effectief beheer van uw tijd en zorgen voor naleving van tijdschema’s en deadlines;
Je hebt sterke schrijfvaardigheid en goede spelling;
Zelfstandig werken, hou je van teamwork en gevoel voor samenwerking;
Je houdt van voorspellen en bent niet bang om initiatief te nemen;
Een sterk gevoel voor service hebben, klantgericht, warm en gastvrij;
Ga voorzichtig te werk, handel integer en beheer bestanden in volledige vertrouwelijkheid.

Het aanbod

Fulltime contract voor onbepaalde tijd (38 uur per week) (tot 80% van het contract kan worden ondertekend).

Salaris op basis van het salarisschema van de publieke sector en aanvullende wettelijke voordelen:

• Voorkeurstarieven voor alle ziekenhuizen in het IRIS-netwerk; Een maaltijdcheque ter waarde van 7,30 EUR;
• De interventiekosten van het openbaar vervoer van de MIVB lopen op tot 100%, en die van de NMBS, TEC en DE LIJN oplopen tot 80% en/of 0,24 euro/km fietssubsidies;
• Tweetalige toeslag (afhankelijk van de levering van artikel 10 of artikel 12 van Selor);
• Wettelijke feestdagen zijn 24 dagen en wettelijke feestdagen 5 dagen.

Krijg diverse en boeiende functies in een stimulerende en dynamische werkomgeving.
Vriendelijke werksfeer en balans tussen privé en professioneel leven.

Geïnteresseerd in?

Vul ons online sollicitatieformulier in via de link “Solliciteren” om te solliciteren.