Operational Project Assistant

Jouw verantwoordelijkheden

Doel van de functie

• Actieve ondersteuning bieden aan projectleiders (PL) en projectmanagers (PM) op de volgende gebieden:
1. Coördineren en opvolgen gedurende de levenscyclus van infrastructuurprojecten (van startup tot shutdown)
2. Opvolgen van projecten op budget, financieel en boekhoudniveau (inclusief beheer van contractdocumenten)
3. Follow-up met de planning van projectgebaseerde mijlpalen in SAP, zodat PL hun projecten op de meest effectieve manier kan organiseren en implementeren

Werkzaamheid

• Voer gedurende het hele project verschillende mijlpalen in de tool (SAP PS) in volgens de instructies van de PL, en implementeer verschillende controles en follow-ups met betrekking tot deze mijlpalen via SAP PS of Excel Babe om de correctheid te garanderen om ervoor te zorgen dat het project wordt uitgevoerd. in verschillende tools In de uitvoering
• Coördineer input en update en/of controleer projectbudgetten in tools (SAP PS, Excel Babe) om ervoor te zorgen dat bedrijven de financiële evolutie van hun projecten kunnen volgen
• Proactief ondersteuning bieden aan PL en PM om budget, financiële en administratieve aspecten en projectplanning effectiever te beheren
• Begin met het maken van projectschema’s volgens de instructies van de PL/PM en coördineer de implementatie en verificatie ervan met het PL/PM- en IPC-secretariaat om ervoor te zorgen dat ze worden voorgelegd aan het besluitvormende orgaan
• Orderaanvraag (ATB), winkelwagen, magazijnreservering, order- en ordergerelateerde levering aanmaak en beheeropvolging om het inkoopproces te initiëren en ervoor te zorgen dat de leverancier de bestelling correct ontvangt binnen de afgesproken uitvoeringstermijn
• Stel een “eigendomsoverdracht” op wanneer de door Elia vereiste leveringstermijn wordt overschreden. Coördineer afwikkeling, werkorder (WO) of ordertoeslag follow-up volgens de eisen van PL, en converteer deze naar ATB om overeenstemming te bereiken over het maken van een order of telefoonbijlage
• Zorg ervoor dat hij over administratieve documenten beschikt (tijdelijke, industriële of definitieve acceptatieprocedures, garantieclausules en certificaten) zodat hij de documenten kan afsluiten en de bankgarantie of inhouding van betalingen kan vrijgeven
• Verantwoordelijk voor het implementeren en/of actualiseren van de vervolgprocedures voor de projecten die de OPA gebruikt om transparantie in deze processen te creëren en ervoor te zorgen dat de OPA de documenten op een uniforme manier tot in detail beheert

Jouw profiel

• Bachelor’s degree of gelijkwaardig door ervaring
• Georganiseerde, gestructureerde en kritische houding
• Goede teamgeest
• Autonoom, nauwkeurig en klantgericht
• Je spreekt Nederlands, hebt goede kennis van het Frans, of bereid om Frans te leren; een goede kennis van het Engels
• Vaardigheid in Excel (Report Xls) en SAP is een pluspunt

Onze bedoeling

Wat we je bieden is meer dan alleen een job: een uiterst professionele en boeiende omgeving, een unieke opleidingsmogelijkheid en volop mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen… Ook bieden we aantrekkelijke salarissen en extralegale voordelen. Kiezen voor ons betekent kiezen voor een succesvolle toekomst!