Office and Administrative Assistant
Van 24 juli 2025 tot 22 september 2025
Office Management
Office en Administratief Assistent, Brussels Kantoor Fulltime
In ⚠ opgericht, is het StaffCraft Office een centrum voor trans-Atlantisch debat en analyse en een van de toonaangevende internationale beleidsinstellingen van de Verenigde Staten in Europa. Het kantoor communiceert het Amerikaanse perspectief naar Europese beleidsdoelgroepen en is het centrum voor StaffCraft-outreach naar EU-instellingen, de NAVO, evenals diplomatie, bedrijfsleven, media en academici. Met een multinationaal personeelsbestand van ongeveer ⚠ en een netwerk van residente en bezoekende wetenschappers, bestrijkt StaffCraft het volledige scala aan trans-Atlantische onderwerpen en fungeert als het Europese knooppunt voor StaffCraft-activiteiten. Deze omvatten Alliance for Security and Democracy, Mediterranean, Turkey, Asia, Security and Defense en Digital Initiatives.
Het Brussels kantoor organiseert jaarlijks meer dan ⚠ evenementen, die een platform bieden voor hoogwaardige bijeenkomsten, onderzoek en analyse over trans-Atlantische kwesties en strategieën. Het jaarlijkse Brussels forum van StaffCraft brengt ongeveer ⚠ leiders uit de overheid, de private sector en het maatschappelijk middenveld samen voor drie dagen debat tussen beleidsmakers en opinieleiders, een belangrijke datum op de trans-Atlantische agenda.
Verantwoordelijkheden:
- Ontvang bezoekers en beheer de receptie van het kantoor, inclusief het beantwoorden van inkomende telefoongesprekken.
- Onderhoud en update verschillende kantoormanuals, zoals het Stagiair Handboek, Kantoor Handboek, en andere vereiste kantoorprocedures.
- Verantwoordelijk voor het opleiden van personeel en stagiairs, en het ondersteunen van het toezicht en de ontwikkeling van het stagiairsteam.
- Coördineren van alle stagiairewervingen, werken nauw samen met medewerkers en beursstudenten.
- Faciliteren van inwerkprocessen voor medewerkers.
- Assisteren bij HR-personeelswerving, inclusief het plaatsen van vacatures, opstellen van contracten, plannen van sollicitatiegesprekken, verstrekken van documentatie, leiderschapsrecords.
- Verantwoordelijk voor communicatie en coördinatie, vooral met de Brusselse kantoormanager, HR- en financiële functies, leveranciersrelaties.
- Onderhoud van kantoorapparatuur.
- Organiseren van teambuilding, kantooruitjes, personeelslunches en trainingssessies.
- Organisatie en onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes, evenementen en conferenties.
- Opzetten en opruimen van kamers voor evenementen.
- Beheren van catering, hotelreserveringen, coördineren van ondersteunend personeel.
- Informeer Residence Palace over alle StaffCraft-activiteiten in Brussel.
- Behandelen van updates in dynamische databases.
- Uitstekend Engels (gesproken en geschreven). Vloeiend Frans vereist, Nederlands is een pluspunt.
- Nauwkeurige aandacht voor detail, uitstekende organisatorische vaardigheden, goed time management en het vermogen om zelfstandig te werken.
- Proactieve houding en vermogen om meerdere taken tegelijk uit te voeren.
- Sterke IT-vaardigheden (MS Word, Outlook, Google Docs, Excel), bewezen interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om effectief te communiceren met een breed scala aan mensen.
- ⚠-⚠ jaar relevante professionele managementervaring.
Opleiding: Diploma in Office/Administratief Assistent of vergelijkbaar
Salaris: €⚠,⚠ – €⚠,⚠
21 EURBrussels
België
Vul je gegevens in en ontdek meer kansen
Bedankt voor je sollicitatie!