Managementteam assistant (m/v/x

Ben jij een uitvoerend en creatief veelzijdig persoon? Is het voor jou een uitdaging om het managementteam van Ulster City zowel fysiek als organisatorisch te ondersteunen? Omschrijven de woorden stressbestendig, oplossingsgericht en eigenaarschap jou volledig? Blijf dan lezen! Hieronder vind je een korte omschrijving van deze vacature. Voor meer informatie kunt u het informatiepakket op onze website raadplegen.

Functieomschrijving

Als Managementteamassistent maak je deel uit van de strategiestaf en rapporteer je aan een lid van het managementteam van de strategiestaf, maar heb je ook regelmatig één-op-één overleg met de Algemeen Directeur om hem te ondersteunen en beslissingen te nemen. wederzijdse overeenkomst. Als rotor geeft people strategy richting aan de organisatie en is partner van het managementteam bij het realiseren van gedeelde missie, visie en doelstellingen. Medewerkers coördineren en faciliteren organisatiebrede beleids- en managementprocessen en programma’s en stemmen deze af op elkaar en op het overkoepelende organisatieverhaal. Uiteindelijk werk je in een hecht team en ontwikkel je uitgebreide relaties met lokale functionarissen, gemeenteraadsleden, kabinetsmedewerkers, stadsmedewerkers, serviceafdelingen en burgers. In jouw rol werk je ook regelmatig nauw samen met alle leden van het managementteam. Je werkt samen met alle leden van het managementteam met eenheid en integriteit om het behalen van doelstellingen te ondersteunen.

Uw belangrijkste uitdagingen:

• Coördineren en afstemmen van overkoepelende documenten en beleidsthema's, het verstrekken van organisatiebrede informatie aan het managementteam en het vertalen van managementteambeslissingen naar operationele implementatie.
• Informatieverzameling en -beheer: Zelfstandig uitvoeren van diverse administratief ondersteunende taken om de goede werking van MT te waarborgen en MT verder te optimaliseren.
• Inhoudelijke ondersteuning: Voert diverse bedrijfsondersteunende taken uit (waaronder documentverwerking) om het soepel functioneren van het managementteam te faciliteren; verzorgt het agendabeheer van teamleden en organisatiebrede overlegmomenten.
• Receptie, postverwerking en postbeheer.

Je...hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig. Ook als laatstejaarsstudent kom je in aanmerking. Sterke kennis van vergadertechnieken, timemanagement en directiesecretariaat. Je kunt de belangen van verschillende gesprekspartners begrijpen en je communicatie afstemmen op de doelgroep. Je bent een echt organisatietalent. U kunt eenvoudig prioriteiten stellen en taken binnen vastgestelde deadlines voltooien. Snel schakelen tussen taken en prioriteiten kan je energie geven. Zelfstandig en oplossingsgericht kunnen handelen. Je bent een administratief veelzijdig persoon. Wees voorzichtig, loyaal en integer bij de uitvoering van uw taken. Blijf kalm en houd het overzicht tijdens piekmomenten, onverwachte wendingen of lastige situaties. Werk met veel eigenaarschap en persoonlijke betrokkenheid en streef naar hoge kwaliteit, ook in moeilijkere omstandigheden. Actief meewerken aan feedback.

City of Ulster... biedt je een afwisselende baan in een organisatie die gericht is op samenwerking, betrokkenheid, vertrouwen en klanten, want "Samen bergen verzetten, het is geweldig!". Met het aangeboden fulltime contract van onbepaalde duur werk je op flexibele uren van ⚠.⚠ uur tot ⚠.⚠ uur. Je krijgt een salaris aangeboden in de salarisschaal B⚠-B⚠ (totaal salaris tussen €⚠,⚠/maand en €⚠,⚠/maand). Of ze nu afkomstig zijn uit de publieke sector, de particuliere sector of als zelfstandige, relevante kwalificaties zullen in aanmerking worden genomen. Uw indiening van een bewijs van dienstverband zal worden beoordeeld en de relevante kwalificaties zullen worden bepaald. Geeft je de mogelijkheid om te gaan werken in het hart van Ulster, in het administratieve centrum (Werf ⚠). Gestructureerd telewerken is mogelijk na ⚠ maanden. Daarnaast heb je als structureel telewerker recht op een vaste maandelijkse vergoeding van € ⚠,- en een vergoeding van je telewerkapparatuur tot maximaal € ⚠,- per ⚠ jaar. Vul je salaris verder aan met een reeks aantrekkelijke extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques en fietsbonussen. Daarnaast zorgen wij uiteraard voor alles wat je nodig hebt om je job goed te kunnen uitoefenen (laptop, geabonneerde gsm,…) en als je als contractuele werknemer een contract van onbepaalde duur krijgt, ben je vanaf je indiensttreding verzekerd voor een hospitalisatieverzekering. Na ondertekening van een contract van bepaalde duur ontvangt u na ⚠ jaar een hospitalisatieverzekering. Bied een aantrekkelijk vakantiepakket aan dat recht geeft op onmiddellijk verlof. Er is een breed scala aan voordelen beschikbaar, u leest er alles over op onze website.

Maar hoe nu aanvragen? Solliciteren kan tot ⚠ januari ⚠ via de knop ‘Solliciteer nu’, onder upload van een recent CV en diploma. De sollicitatie bestaat uit een sollicitatiedocument (zie bijlage bij deze vacature), dat je uiterlijk ⚠ januari ⚠ moet inleveren; een PC-test (Geplande Oefening), die je tussen ⚠ en ⚠ januari ⚠ moet afleggen; het spreekgedeelte, inclusief persoonlijkheidsvragenlijsten en voorbereidende opdrachten, worden afgenomen op ⚠ januari ⚠. Als er veel kandidaten zijn ook op ⚠ januari ⚠. Om jouw aanvraag in Ulster City goed voor te bereiden, vind je op onze website de beste sollicitatietips.

Heeft u nog vragen? Voor meer informatie over het selectieproces kun je tussen ⚠.⚠ en ⚠.⚠ uur contact opnemen met recruiter Charlotte Jacobs op ⚠ ⚠ ⚠ ⚠. Voor meer informatie over uw kandidatuur kunt u tussen ⚠.⚠ en ⚠.⚠ uur contact opnemen met Document Manager Gaëlle Theys op ⚠ ⚠ ⚠ ⚠. Voor meer informatie over de inhoud van de functie kunt u tussen ⚠.⚠ en ⚠.⚠ uur contact opnemen. lid van het team Strategisch People Management, op ⚠ ⚠ ⚠ ⚠ tussen ⚠.⚠ en ⚠.⚠ uur.