Directie-Assistent.E

functieomschrijving

Jouw missie is om bestuurlijke en organisatorische ondersteuning en ondersteuning te bieden aan bestuurs- en beleidsambtenaren in de regio Vlaams-Brabant. Je wordt lid van de afdeling Gewestelijke Organisatie, Personeelszaken en Algemeen Beheer Vlaams-Brabant.

Specifiek:

• Je bewaakt de aanstelling van bestuurders en personeel in Vlaams-Brabant en de beste planning van vergaderingen, en beheert de dagelijkse prioriteiten en eventuele wijzigingen met de nodige diplomatie en flexibiliteit.
• Je bent verantwoordelijk voor de picco bello organisatie van bestuursvergaderingen en eventuele statutaire vergaderingen: documenten, agenda's, uitnodigingen, nauwkeurige rapportages, sprekers, to-do's en de voortgang van documenten en genomen besluiten.
• Je bent de schakel tussen het management en haar interne en externe gesprekspartners en zorgt voor de beste service en communicatie tussen beiden.
• Je zorgt ervoor dat je intern communiceert met collega's en afstemt met je leidinggevende: informatie correct verspreiden. Je bereidt presentaties voor, leest documenten en herformuleert ze, beheert de notities die je ontvangt, categoriseert belangrijke informatie en categoriseert en structureert de informatie in de juiste applicatie.
• Je hebt een optimale werkorganisatie neergezet en bent je motivatie om de directeur en zijn team zo volledig en persoonlijk mogelijk te ondersteunen. Je brengt ideeën aan en signaleert vanuit een constructief en kritisch perspectief vraagstukken die van invloed kunnen zijn op het functioneren van de organisatie op inhoudelijk, organisatie- en personeelsniveau en die van belang zijn (of kunnen zijn) voor het management.
• Je hebt bijgedragen aan een efficiënte samenwerking tussen het teammanagementbureau Vlaanderen en het regionale team van managementassistenten.

Dit ben jij

• Je hebt ervaring in soortgelijke functies
• Je kunt vlot omgaan met MS Office (team, onenote, outlook, sharepoint, powerpoint, etc.), en je gebruikt deze computertools graag om je werk efficiënt te organiseren
• Andere IT-toepassingen zijn een belangrijke troef
• Klantenservice is onze topprioriteit
• Je bent een natuurlijke organisator, proactief en flexibel
• Natuurlijk ben je voorzichtig en diplomatiek
• Je werkt zelfstandig en geeft regelmatig feedback aan je leidinggevende
• Je werkt snel, resultaatgericht en schroomt niet om je op je werk te zetten
• Je hebt een soepele pen waarmee je gemakkelijk verschillende soorten documenten kunt tekenen, zoals informatiebestanden, rapporten, brieven, e-mails, etc.
• Je bent verwant aan onze organisatiewaarden en vindt het leuk om in een team te werken
• Je schrijft en spreekt goed Nederlands en kennis van het Frans is een pluspunt

Dit is wat wij jou bieden

• Een contract van onbepaalde duur in een dynamische en resultaatgerichte omgeving waar je je ambities kunt realiseren
• Wij werken locatieonafhankelijk, maar zorgen voor voldoende verbindingen
• Locatie in overleg, afhankelijk van waar je woont (Haren of Kessel-Lo)

Dit is je kans

Stuur ons je CV en motivatiebrief via de "Solliciteer" button. We kijken ernaar uit van u te horen!