Business Office Coordinator

Van 1 juni 2025 tot 31 juli 2025
Logistics

Jouw missie

Als ervaren en gedreven professional is het jouw missie om jouw vindingrijkheid, proactiviteit en scherp gevoel voor organisatie in te zetten om doelen te bereiken. In deze dynamische rol krijg je de kans om initiatieven te nemen, beslissingen te nemen en concrete resultaten te behalen.

Jouw invloed

Door jouw inzet wordt het leven van partners, klanten en leveranciers aanzienlijk gemakkelijker gemaakt. Je bent in staat om problemen te identificeren en op te lossen, zelfs voordat ze zich voordoen, terwijl je informatie efficiënt vindt, communiceert en verwerkt. Je werkt doelgericht, binnen het budget en binnen de gestelde deadlines.

Jouw locatie

Deze rol biedt de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen bij Interholco Belgium in Ulster (op 20 minuten van Brussel en 15 minuten van Gent), met flexibiliteit voor thuiswerken.

Jouw verantwoordelijkheden

Als rapporteur aan de business manager, zul je succesvol zijn in:

Inkoop- en leveranciersbeheer: Verwerken van inkoop- en leveranciersverzoeken, indienen van inkooporders en facturen, en het ondersteunen van collega's bij onkostenvergoedingen. Evaluatie van financiële rendementen van leveranciers en het beoordelen van financiële ondersteuningsmogelijkheden.
Coördinatie: Beheren van tijdelijke projectaanvragen, afhandelen van inkomende vragen, proactief oplossen van problemen, en collega’s tijdig ondersteunen bij zakenreizen en vergaderingen.
Verzending en logistiek: Organiseren van documenten, contact onderhouden met rederijen voor import en export regelingen, en samenwerken met belanghebbenden om aan de vraag te voldoen tegen de beste prijs.
Reismanagement: Ondersteunen van collega’s bij het regelen van reisgerelateerde zaken, zoals tickets, luchthaventransfers, verblijf en verzekeringen.
Apparatuurbeheer: Efficiënt beheren van IT-apparatuur (laptops, mobiele telefoons, enz.), inclusief activatie/deactivering van accounts en abonnementen.
Processen en procedures: Continu verbeteren van processen en procedures om effectieve implementatie, kostenbesparingen en communicatie binnen het team te waarborgen.
Speciale projecten: Ondersteunen van business managers bij diverse taken, van verkoop en management tot rapportage en organisatie.

Jouw profiel

Jouw vaardigheden

- Minimaal 3 jaar ervaring in office management support, inclusief uitgebreide managementervaring. - Ervaring met Word, Excel en MS Office, kennis van SAP is een pluspunt. - Uitstekende beheersing van Engels en Frans; goede kennis van Nederlands is zeer gewenst, Duits is een plus. - Goede reken- en IT-vaardigheden zijn van essentieel belang.

Jouw kwaliteiten

- Duidelijke, beknopte en uitgebreide communicatievaardigheden. - Zelfgemotiveerd, bekwaam om zelfstandig te werken. - Stressbestendig, met creatieve probleemoplossende vaardigheden. - Positieve en proactieve houding. - Oog voor detail, organisatorisch sterk, een teamspeler en relatiebouwer.

Waarom aansluiten bij ons?

Je maakt deel uit van een ambitieus en ondersteunend multicultureel team, waar samenwerking hoog in het vaandel staat en je een belangrijke rol zult spelen. Je kunt je loopbaan verder ontwikkelen door best practices te leren binnen diverse vakgebieden. Daarnaast bieden we een aantrekkelijk beloningspakket en voordelen, waaronder:

Jaarlijks verlof + feestdagen
Flexibele werktijden
Prive gezondheidszorg
Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling
Casual kledingbeleid
Mogelijkheid tot thuiswerken
Gratis parkeergelegenheid
Keuken met gezonde opties en dranken

Hoe solliciteren?

Indien je geïnteresseerd bent, ontvangen wij graag jouw CV en motivatiebrief via de "Solliciteer nu" knop.

21 EUR
GENT
Molenaarsstraat
9000
België