Jouw verantwoordelijkheid

Functieomschrijving:

Je ondersteunt alle administratieve en logistieke taken voor interne en digitale communicatie- en evenemententeams. Je rapporteert aan de teammanager, maar werkt ook nauw samen met het hele team.

Functie inhoud:

• Je ondersteunt het team bij alle mogelijke administratieve taken en beheert de planning en organisatie van activiteiten binnen en buiten de afdeling (reserveren van kamers en maaltijden, organisatie van vergaderingen, reisplanning, logistieke aspecten, fysieke organisatie, beheer van informatiemailboxen, enz.).
• Je beheert de volledige facturatie voor je team.
• Je helpt bij het organiseren van kleinschalige interne activiteiten (zaalreserveringen, catering, logistiek, communicatiematerialen).
• Je staat in voor het beheer van onze foto's en video's (selectie, opslag van materialen volgens de juiste criteria, ondersteuning bij selectie van foto's) alsook voor de organisatie en begeleiding van fotoshoots en video-opnames. Je houdt ook een lijst bij van mensen die in-house audio/video-apparatuur lenen en beheert Elia Studio-boekingen.
• Je publiceert eenvoudige communicatie op je intranet en ondersteunt redactionele en digitale communicatieteams.
• Je volgt kleine communicatieprojecten (vb. drukwerk, opmaak, enz.) op met externe leveranciers.
• Je staat in nauw contact met facility managers in verschillende branches.
• Je bestelt en beheert de gadgets en brandingmaterialen van je afdeling.
• Je bent verantwoordelijk voor de fysieke organisatie en archivering van afdelingsdocumenten.
• Kantoorartikelen voor uw managementafdeling.

Uw persoonlijke gegevens

Je beschikt over een bachelordiploma, bij voorkeur in communicatie.

Je hebt je eerste relevante professionele ervaring in een ondersteunende functie.

Je kunt je gemakkelijk uitdrukken in het Nederlands en Frans. Enige kennis van het Engels is een pluspunt.

Je bent enthousiast, leergierig en werkt graag in teamverband.

Je communiceert makkelijk, maakt makkelijk verbinding, neemt initiatief en neemt verantwoordelijkheid.

Je bent probleemoplossend en resultaatgericht.

Je hebt een goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook). U kunt andere tools zoals SAP gebruiken om problemen snel op te lossen.

Je bent geïnteresseerd in nieuwe communicatietechnologieën.

Onze bedoeling

Cheque (inclusief EUR 8/dag)

20 wettelijke dagen en 13 dagen RTT

dubbel vakantiegeld

Groepsverzekering en intramurale/poliklinische zorg

Sociaal Fonds (brillen en kunstgebitten...)

Eindejaarsuitkering, cao 90 cao

30% korting op gas/elektriciteitsrekeningen

iPhone 12 Pro en laptop