Jouw verantwoordelijkheden

Hoofddoel: Onder de hiërarchische verantwoordelijkheid van de directeur van de afdeling infrastructuur werkt de directiesecretaresse in de projectmanagementpool van de infrastructuurafdeling en fungeert als spil voor de administratieve en technische ondersteuning.

• Technisch en administratief secretariaat van het Ministerie van Infrastructuur
• Stel de tekst op aan de hand van aantekeningen, bandrecorder, tijdens de vergadering of volgens de gegeven richtlijnen;
• Opstellen van vergaderstukken die van technische aard kunnen zijn;
• Organiseren van post, documenten en technische dossiers van beheerafdelingen en afdelingen;
• Deelnemen aan het openen van biedingen op de markt;
• Voorbereiden en opvolgen van bestellingen;
• Opstellen van een actielijst (werkoverleg) en indicatoren (vastgesteld door de supervisor service level);
• Administratief beheerder van projectdocumenten (bijzondere specificaties, afmetingen, fotoreportages, plannen…);
• Opzetten en onderhouden van de laatste interne service procedures (kwaliteitssysteem);
• Voltooiingsdocumenten en updates beheren;
• Documentvoorbereiding en documentbeheer
• Zelfstandig opstellen van rapporten en documenten (indien van toepassing, technische en administratieve informatie verzamelen die nodig is voor de voorbereiding ervan en zorgen voor opvolging);
• Fungeren als beheerder van servicebestandsbeheer;
• Gecentraliseerd bestandsbeheer en serviceprocedures.

Het profiel

• Toegangsvoorwaarden:
• Voor interne kandidaten: een graduaat (of bachelordiploma) of 3 jaar C-kwalificaties hebben
• Voor externe kandidaten: postdoctoraal (of bachelor)
• Voldoen aan de tweetalige wettelijke vereisten (slaag voor het Selor-examen)
• Slaag voor een promotie- of selectie-examen
• Voldoe aan de voorwaarden van het profiel
• Kennis en knowhow
• Weet hoe u de volgende computerkantoorhulpmiddelen moet gebruiken: Excel, Word, PowerPoint, Access, Visio;
• Vloeiende mondelinge en schriftelijke communicatie (regelmatig contact met andere bestuurders en directiesecretaresses, externe dienstverleners, enz.);
• Beschikken over management-, organisatie- en planningsvaardigheden (het vermogen om prioriteiten te stellen, alle nodige informatie te identificeren en te verzamelen bij het opstellen van technische documenten, enz.);
• Nauwkeurig en punctueel, zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Zelfstandig verschillende taken weten uit te voeren;
• Wees nauwkeurig en stipt en ga zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• De stageperiode is 6 tot 12 maanden.

Het aanbod

• Vast contract met schaal overheid (voltijds) (Sociaal Statuut): B 1/2/3
• Bijkomende juridische voordelen:
• Een maaltijdcheque ter waarde van 7,30 euro
• Gereduceerde tarieven voor medische diensten in alle ziekenhuizen in het IRIS-netwerk (u, uw echtgenoot, uw oudsten of familieleden van uw nakomelingen)
• Interventie op OV-kosten en/of fietsvergoeding (80%)
• Jaarlijkse bonusTotale tweetalige vergoeding van 150 EUR per maand (afhankelijk van geleverd certificaat van Selor Art 10 of 12)
• 24 dagen wettelijk verlof en 5 dagen buitengerechtelijk verlof (+ divers buitengewoon verlof)
• Meerdere carrièremogelijkheden in grote netwerken (IRIS)Gepersonaliseerde uitgebreide lessen om uw afspraak te ondersteunenTrainingsprogramma's om tijdens je carrière te groeien
• Procedure voor het indienen van een aanvraag: Bezoek de website of intranet en dien uw aanvraag direct online in via de betreffende aanbieding (cv en motivatiebrief).