Administratief Dossierbeheerder Certificatieproces

Bij Global Recruitment heeft u de keuze. Kijk eerst eens naar onze verschillende vacatures. Maar bij Global Recruitment heeft u nog een andere optie. Kies je voor verdieping of verrijking? Wij zijn niet alleen op zoek naar collega’s die diep betrokken zijn bij hun vakgebied. Daarnaast zijn wij op zoek naar verbinders en collega’s die onze indrukwekkende en diverse dienstverlening kunnen verbinden. Samen. Zo verrijken wij onze dienstverlening.

Global Recruitment is een wereldleider op het gebied van inspectie, controle, analyse en certificering. Wij zijn hier ontzettend trots op. Zoals de bijna ⚠.⚠ collega’s die we wereldwijd klanten helpen, of de ruim ⚠.⚠ medewerkers in België alleen? Onze mensen bestrijken expertise, sectoren en culturen en doen elke dag hun best. Onze medewerkers bouwen hun eigen pad in service en expertise.

Deze werkzaamheden voeren wij tevens uit binnen een speciale afdeling 'Kennis'. Wij zijn gespecialiseerd in diepgaande audits. Het gaat hierbij onder meer om audits in de industriële en dienstensector, maar ook in de voedings- en medische sector.

Omdat wij ons verder willen verdiepen en verrijken, zijn wij op zoek naar een zeer gemotiveerde Document Manager voor de afdeling op onze hoofdzetel in Antwerpen.

Taken

• Zorg voor administratief toezicht op het certificeringsprogramma; creëer klantprofielen, centraliseer de planning en grijp proactief in wanneer dat nodig is om ervoor te zorgen dat het programma soepel en klantvriendelijk verloopt.
• Plan audits op een efficiënte manier om maximale output te behalen of te behalen en pas plannen aan als audits worden afgelast of uitgesteld.
• Beheer de agenda van de auditor en bepaal voor elke auditor het meest effectieve plan, rekening houdend met de branche-expertise van de betrokken auditor.
• Informeer klanten over plannen voor auditactiviteiten en status van certificeringsdocumenten.
• Houd planning en andere gegevens in de database up-to-date.
• Bereid certificeringsbeslissingen voor en stel auditverpakkingsbeoordelingen op.
• Opstellen en opstellen van (concept)certificaten (klantgerelateerd).
• Initiëren van vervolgaudits en review met Marketing en Sales, hercertificering.
• Rapporten van auditors verwerken en versturen.
• Facturen en eventuele creditnota's (relevant voor klanten) voorbereiden en uitgeven.
• Assisteren bij maandafsluiting en debiteurenbeheer.
• Uitvoeren van algemene administratieve taken (classificatie, archivering, etc.).
• Voer taken uit van een mogelijk speciale aard (winkelen, transport, enz.).
• Beheer inkomende facturen en onkostendeclaraties voor accountants.

Verantwoordelijkheden

• De meest praktische classificatie van de activiteiten van een individu, gebaseerd op prioriteiten en werkinstructies opgesteld door de Global Recruitment.
• Bestel kantoorartikelen binnen het kader van de richtlijnen van Global Recruitment.
• Beheert nauwkeurig de aan hen toegewezen certificeringsdocumenten om de aantoonbaarheid van beslissingen en de continuïteit van het werk te waarborgen.
• Juistheid en volledigheid van operationele gegevens in de database.
• Goed werk leveren op het gebied van classificatie en archivering.
• Rapporteert aan de Global Recruitment om de kwaliteitscontrole en verbetering van administratieve processen te maximaliseren.
• Implementeer verplichte output voor auditors.
• Werk aan het behalen van optimale prestaties van vastgestelde KPI’s (vastgesteld door Global Recruitment).

Onze ideale collega: is hoogopgeleid in een bedrijfskundige en/of administratieve richting of taal heeft een goede praktische kennis van software (MS Windows, MS Office) heeft een goede mondelinge en schriftelijke kennis van de Nederlandse, Franse en Engelse taal. Ervaring met klachtenbeheer, grote aantallen mensen, goede vaardigheden en sterke organisatorische vaardigheden. Goede sociale en communicatieve vaardigheden. Professionele telefoonontvangst. Anti stress. Vermogen om zelfstandig en in groepen te werken. Verantwoordelijkheidsgevoel. Actief bewustzijn. Flexibel zijn. Vermogen om problemen op te lossen.

AANBOD: Uitstekend salaris, een omgeving die echt gelooft in opleiding en zich inzet voor verdieping en verrijking, een geweldige werksfeer als nooit tevoren. Bij ons kunt u een stadsfiets, racefiets of speedelec huren. Werken bij een goedlopend bedrijf in de Benelux. Geef je creativiteit een serieuze ruimte.

Interesse: Voldoe je aan bovenstaande omschrijving, stuur dan je CV en motivatiebrief naar @